HR Administrator

Aperçu

Nous recherchons un(e) gestionnaire administratif(ve) RH expérimenté(e) pour rejoindre l'équipe Employee Services (services aux employés) à Bois-Colombes, en France.

Il s'agit d'un contrat de 5 mois, sous la responsabilité du responsable HRC Employee Services.

Ce poste est rattaché au Global Project Centre (GPC) – région Est, et consiste à soutenir nos services aux employés dans diverses zones géographiques, notamment en Afrique, en Turquie, au Portugal et en France.

L'objectif principal est d'assurer un soutien administratif efficace, précis et rapide pour un ensemble de processus et d'activités RH, au sein d'un centre de services RH centralisé.

Le/la gestionnaire administratif(ve) RH servira de premier point de contact pour les questions liées aux ressources humaines et à la gestion administrative courante, en garantissant une prestation de service de qualité, le respect des politiques de l'entreprise et la conformité avec la législation du travail.

Compte tenu de la dimension régionale de ce poste, une excellente maîtrise de l'anglais et du français est indispensable.

Quelles seront vos missions ?

Principales responsabilités :

• Accompagner le cycle de vie complet des collaborateurs (après le recrutement, durant les phases de développement et de mobilité, au quotidien, ainsi que lors des procédures de départ)
• Assurer la maintenance et la mise à jour des systèmes RH (notamment SuccessFactors et SAP) afin de garantir l'exactitude des données (entrées, sorties et changements de situation)
• Contribuer à la mise à jour des guides d'intégration et des procédures internes, incluant les accords de niveau de service (SLA), les listes de contrôle (checklists) et les indicateurs de performance
• Soutenir les projets RH et les initiatives d'amélioration continue au sein du centre de services
• Élaborer des rapports RH et participer aux audits de données pour garantir leur exactitude et leur conformité
• Contribuer à l'élaboration de rapports régionaux via Power BI
• Réaliser des audits mensuels d'intégrité des données
• Veiller au respect de la législation du travail en vigueur sur chaque site, en coordination avec les équipes RH locales
• Agir en tant qu'interlocuteur privilégié pour toute question RH
• Rédiger des courriers, des attestations et divers documents administratifs
• Apporter un soutien aux procédures liées aux expatriés
• Former les membres de l'équipe à l'utilisation des systèmes RH
• Fournir des rapports mensuels sur les effectifs et des analyses pour accompagner les processus annuels (évaluation des performances, formations en ligne obligatoires, révision annuelle des salaires, etc.)
• Gérer les avantages sociaux conformément aux directives locales et régionales
• Veiller à ce que les formations obligatoires soient suivies dans les délais impartis, en collaboration avec l'équipe « Apprentissage et Développement » (Learning & Development)
• Établir des bons de commande nécessaires aux activités RH
• Assurer toute autre tâche administrative complémentaire requise pour soutenir les équipes RH

Quelles compétences recherchons-nous?

• Une expérience préalable dans un rôle administratif en ressources humaines ou au sein d’un centre de services partagés est souhaitée.
• Connaissance et expérience des processus et procédures RH.
• Solides compétences en gestion multitâche et en administration, avec un souci constant de la qualité et du détail.
• Diplôme universitaire (licence/bachelor) en ressources humaines, en gestion d’entreprise ou dans un domaine connexe.
• Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles ; bonne maîtrise de l’anglais et du français, à l’écrit comme à l’oral (indispensable).
• Maîtrise des logiciels et systèmes RH, avec une expérience avérée de SAP SuccessFactors.
• Maîtrise d’Excel et expérience dans l’élaboration de rapports sur des indicateurs clés.
• Capacité à traiter des informations sensibles dans le respect de la confidentialité.
• Solides compétences en résolution de problèmes et en organisation.
• Excellentes qualités relationnelles et sens du service client.
• Capacité à hiérarchiser une charge de travail exigeante et à gérer les attentes des clients en conséquence.
• Flexibilité et volonté d’apprendre.

Overview

We are looking for an experienced and detail-oriented HR Administrator to join the Employee Services team in Bois-Colombes, France. This will be a 5-month contract opportunity and report into to report to the HRC Employee Services Lead.

This position sits within the Global Project Centre (GPC) East region and will be supporting our employee services in locations as African countries, Turkey, Portugal and France,

The main objective of the role is to provide efficient, accurate and timely administrative support across a range of HR processes and activities within a centralized HR Service Centre. The HR Administrator will act as a first point of contact for HR-related queries on a day-to-day transactional administration, ensuring excellent service delivery and compliance with company policies and employment legislation. 

Due to the regional support involved in this role, it is essential that you have excellent English and French language skills.

What will you be doing?

Key Responsibilities:

• Support the entire employee life cycle (after recruitment, during development and 
• mobility, day to day, and in exit procedures)
• Maintenance and update of HR systems, namely SuccessFactors and SAP to ensure 
• the accurate reflection of HR records (joiners, leavers and changes)
• Supporting the maintenance of onboarding guides and internal procedures in term 
• of service level agreements, checklists and metrics
• Support HR projects and continuous improvement initiatives within the service 
• centre
• Generate HR reports and assist with data audits to ensure accuracy and compliance
• Support power BI regional reports
• Perform monthly data integrity audits
• Ensure compliance with labour laws aligned with each location aligned with local HR
• Main point of contact for HR queries
• Creation of letters, certificates and documents
• Supporting expats procedures
• Train team members in the use of HR systems
• Provide monthly headcount reports and analytics to support annual processes 
• (Performance Appraisal system, mandatory e-learning trainings, Annual Salary 
• Review, etc.)
• Benefits administration according to local and regional guidance
• Ensure mandatory training is completed within the required timescales and support 
• of Learning and Development team
• Creation of Purchase Orders to support HR activities
• Other additional administrative duties as required to support the HR teams 

What experience would we like you to have?

• Previous experience in an HR administrative or shared services role preferred
• Knowledge and experience in HR processes and procedures
• Strong multitasking and administration skills with focus on quality and attention to detail
• Bachelor’s degree in human resources, business Administration, or a related field
• Excellent communication and interpersonal skills with good level of English and French, both written and oral (essential)
• Proficiency in HR software and systems, with proven experience in SAP SuccessFactors
• Proficiency in excel and experience in reporting on key metrics
• Ability to handle sensitive information with confidentiality
• Strong problem-solving and organizational skills
• Excellent personal and customer-facing skills
• Able to prioritize a challenging workload and manage customer expectations accordingly
• Flexibility and willingness to learn

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