Title:  Senior SCM Specialist

Aperçu du rôle

• Il/Elle gère l’approvisionnement en matériaux et/ou services complexes « techniques » attribués par le/la responsable SCM du projet.
• Il/Elle est responsable à l’échelle mondiale de la livraison finale des matériaux/services conformément aux exigences du projet : spécifications techniques, performances de sécurité, budget, échéancier, qualité, risques contractuels, etc.

Principales responsabilités

• Il/Elle est responsable auprès du/de la responsable SCM du projet du succès des activités et des livrables SCM de son lot d’approvisionnement, conformément aux échéanciers, aux jalons et aux coûts convenus, en veillant à respecter le calendrier global et la rentabilité du projet.
• Avant l'attribution du contrat : Il/Elle coordonne avec les autres disciplines (Ingénierie, Assurance Qualité, Contrôle Qualité et HSE) afin de garantir que toutes les exigences soient incluses dans les documents de préqualification et d'appel d'offres – y compris les clauses contractuelles – et prépare/envoie la demande de devis aux fournisseurs présélectionnés à l'aide de l'outil SAP Ariba.
• Il/Elle coordonne avec les autres disciplines afin d'assurer l'examen et la clarification de toutes les offres (il/elle effectue des analyses contractuelles, commerciales et de planification et assure la liaison et la coordination avec les autres disciplines pour un examen et une clarification en temps voulu des sections techniques, qualité et HSE).
• Il/Elle est responsable de la finalisation du résumé de l'offre et de la formulation de la recommandation au responsable SCM du projet et au chef de projet.
• Il/Elle effectue la négociation commerciale et veille à obtenir les meilleures conditions pour Subsea 7.
• Il/Elle travaille avec le conseiller HSE pour évaluer la criticité en matière de sécurité chez le fournisseur (processus Albatros).

Gestion des contrats :

• Il/Elle prépare le contrat de sous-traitance.
• Il/Elle prépare l'approbation de l'engagement fournisseur (SCA) et la matrice des écarts contractuels pour approbation par la direction.
• Il/Elle crée les demandes d'achat (PR) et les bons de commande (PO) dans S/4HANA et accélère leur approbation.
• Il/Elle s'assure de la signature du contrat de sous-traitance dans DocuSign ou SAP Ariba.
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Gestion post-attribution :

• Il/Elle comprend les exigences du projet (périmètre des travaux, calendrier de livraison, budget, conditions de répercussion) et la manière dont le bon de commande s'intègre au plan d'exécution du projet et interagit avec les autres activités du projet.
• Il/Elle comprend le produit et la stratégie d'exécution du fournisseur, sa stratégie d'approvisionnement et de sous-traitance, les étapes clés d'ingénierie et de fabrication et les risques associés
• Il/Elle définit le plan de convergence du bon de commande et identifie les étapes clés, les dates associées et les conditions de préparation.
• Il/Elle utilise le plan de convergence pour suivre l'avancement du bon de commande, communiquer les priorités aux parties prenantes du projet et accélérer leurs actions (modèle et outils de livraison du bon de commande).
• Il/Elle organise les audits nécessaires, les HIRA (si nécessaire), les KOM et les PPM.
• Il/Elle assure le suivi et l'accélération du traitement de la documentation fournisseur (émission par le fournisseur et examen/approbation par S7 et le client) ainsi que la gestion rapide des demandes techniques, des demandes de dérogation et des rapports de non-conformité.
• Il/Elle sensibilise l'équipe projet aux problèmes liés aux bons de commande susceptibles d'affecter le déroulement du projet et pilote leur résolution avec le soutien des parties prenantes concernées.
• Il/Elle rend compte au responsable SCM du projet et est l'interlocuteur privilégié du fournisseur pour toutes les questions commerciales, contractuelles, de suivi et de coordination.
• Il/Elle collabore avec le responsable de lot pour comprendre les interactions du bon de commande avec les autres activités du projet et intégrer les contraintes associées au contrat

Compétences requises

• Diplôme dans une discipline pertinente (ingénierie ou commerce) ou expérience équivalente. La résolution de problèmes techniques n'est pas requise (rôle du responsable technique), mais le candidat doit être capable de comprendre les discussions techniques et d'évaluer les impacts potentiels sur le plan commercial ou le calendrier.
• Soucieux/se de réduire les coûts, il/elle doit être capable de remettre en question les demandes.

Overview of role

• He/she manages procurement of complex “engineered” materials and/or services as allocated by the Project SCM Manager
• He/she is globally responsible and accountable for the final delivery of the materials/services as per the requirements of the Project: technical specification, safety performance, budget, schedule, quality, contractual risks, etc.

What will you be doing?

• He/she is responsible to the Project SCM Manager for the success of the SCM activities and deliverables for his/her procurement package in accordance with agreed schedules, milestones and cost, with focus on meeting the Project’s overall schedule and profitability.

Pre-Award

• He/she coordinates with other disciplines (Engineering, QA, QC & HSE) to ensure all requirements are included in pre-qualification and tender documents – including contractual flowdowns - and prepare/issue the Request for Quotation to the suppliers of the Bidders list using SAP Ariba tool.
• He/she coordinates with other disciplines to ensure the review and the clarification of all bids (he runs contractual, commercial and schedule analysis and he liaises and coordinates with other disciplines for on-time review and clarification of technical, quality and HSE sections).
• He/she is responsible and accountable to finalise the bid summary and make the recommendation to the Project SCM Manager and to the Project Manager.
• He/she performs commercial negotiation and ensure the best deal for Subsea 7.
• He/She works with HSE advisor to assess safety criticality at Supplier Side (Albatros process).

     Award Management

• He/she prepares the Subcontract document
• He/she prepares the Supplier Commitment Approval (SCA) and the contractual deviation matrix for Management approval
• He/she creates PR & PO in S4 Hana and expedites their approval.
• He/she ensures Subcontract signature in Docusign or SAP Ariba.

     Post Award Management

• He/she understands the requirements of the Project (scope of work, delivery schedule, budget, flow-down conditions) and how the PO integrates in the Project execution plan and interfaces with other Project activities.
• He/she understands the product and the execution strategy of the Supplier, its procurement and subcontracting strategy, the key engineering and manufacturing steps and the associated risks.
• He/she understands the risks of the PO and proactively develop mitigation measures with the relevant project stakeholders.
• He/she defines the convergence plan of the PO and identify the key gates, associated dates and readiness conditions. He/she uses the convergence plan to monitor the progress of the PO and to communicate priorities to Project stakeholders and expedite their actions (PO delivery model and tools). He/she promptly reacts on delays.
• He/she organizes necessary audits, HIRA (if required) KOM and PPMs. He/she monitors and expedites the progress of the Supplier documentation (issuance by the Supplier and review / approval by S7 and Client) and the timely treatment of Technical Queries, Deviation Requests and Non-Compliance Reports.
• He/she raises the awareness of the Project Team on PO issues that could affect the performance of the Project and lead their resolution with the support of the relevant project stakeholders.
• He/she reports to the Project SCM Manager and is the focal point of contact with the Supplier for all commercial, contractual, progress and coordination matters.
• He/she liaises with the Package Manager to understand the interfaces of the PO with other project activities and to include the associated constraints in the contract.

What experience would we like you to have?

• Degree in a relevant discipline (Engineering or Business) or qualified by Experience
• Is no required to solve technical issues (role of the Technical Owner) but shall be able to understand technical discussions and to measure potential associated commercial or schedule impacts.
• Is “cost saving” oriented, and capable of challenging requests.
• Have a good knowledge of the offshore industry and its specificities and of complex items.
• Demonstrate good communication skills and is a team player.